Problem Solving – Training on the job
Een goede cursus Problem Solving..
Het lijkt voor de hand te liggen dat er generieke Problem Solving cursussen gegeven kunnen worden waarmee ingewikkelde problemen in technische processen of ontwerpen aangepakt kunnen worden. Hoewel in theorie zo’n cursus natuurlijk mogelijk is, werkt dat in de praktijk niet. Simpelweg omdat het aantal mogelijke soorten problemen erg groot is, en daarmee ook het aantal tools om die aan te pakken, waarbij veel van die tools ook nog eens specialistische kennis en ervaring vergen. Dat zou de cursus onwerkbaar lang en duur maken, terwijl de cursist maar een fractie van die cursus in de eigen praktijk kan gebruiken. Wat werkt dan wel?
Problem Solving werkbaar maken
Eén problem solver werkt in de eigen werkomgeving meestal met een beperkt aantal soorten problemen. Die persoon heeft vooral behoefte aan kennis én ervaring in problem solving op juist dat gebied.
Soorten problemen
Bij een eerste grove splitsing in een technische omgeving bestaan er problemen tijdens de ontwerpfase (die dan vaak nog niet opgemerkt worden), de pilotfase (hier worden ze veelal onvoldoende erkend) en problemen in de productiefase (waar ze meestal opgemerkt worden, maar wel te laat). In alle gevallen zijn de problemen vervolgens weer te splitsen in deels organisatorisch/cultureel van aard, en deels technisch van aard. Het is die laatste categorie, in de productiefase, waaraan vaak gedacht wordt bij problem solving. Maar daardoor kunnen in de root cause analyse de ware probleemoorzaken gemist worden en dekken de oplossingen de problemen niet goed af.
Training on the job
Quality Target beoogt het overbrengen van zowel kennis als ervaring aan de juiste personen, door het aanleren van alleen de relevante tools, via training on the job. Onderdeel van de training on the job zijn stukjes relevante training in aanpak en tools, en coaching tijdens de uitvoering. Maar we beginnen met het organiseren van draagvlak, door het (in korte tijd) maken van een plan van aanpak, met resources, tijdspad en goedkeuring. Het Problem Solving traject zelf doorloopt globaal Problem Definition, Stakeholder analyse, cultuur/historie analyse (er is een reden waarom het probleem niet al eerder is opgelost), verzamelen van relevante data, en een speciale vorm van Brainstorming met de juiste deelnemers, over mogelijke oorzaken van het probleem. Dit samen is de voorbereidingsfase, waarmee probleem en mogelijke oorzaken vastgelegd worden, waarna het daadwerkelijke oplos- en borgingsgedeelte vormgegeven kan worden. De tools daarvoor zijn erg divers en talrijk (denk aan Kepner Tregoe aanpak, Six Sigma tools, Shainin tools en nog veel meer), en afhankelijk van het soort probleem, waarbij het ook veel uitmaakt of we praten over een probleem in het bereik van ontwerp, productie of organisatie.
Bij het oplossen van volgende problemen door dezelfde mensen, kan voortaan de voorbereidingsfase zelfstandig opnieuw uitgevoerd worden. Maar bij dit nieuwe probleem kunnen de benodigde analyse- en oplostechnieken anders zijn. Ook die technieken kunnen via training on the job (parallel of sequentieel) toegevoegd worden aan de gereedschapskist van de problem solver, waardoor de problem solver geheel zelfstandig wordt in de aanpak van het type problemen die zich in die functie zoal voordoen.
"tools voor Problem Solving zijn erg divers en talrijk"
Het helpt als mensen een achtergrond hebben in Green Belt, Black Belt of Shainin, maar echt nodig is dat niet, doordat training en coaching beschikbaar zijn voor de benodigde tools, en op het gewenste niveau. De aanpak is gestoeld op gevestigde trajecten zoals Six Sigma DMAIC en Kepner Tregoe. De aanpak van Quality Target omvat wel veel meer gezichtspunten en technieken/tools, die werden ervaren in ruim 25 jaar problem solving bij uiteenlopende bedrijven. Maar doordat alleen de relevante onderdelen voor het probleem aan bod komen, kunnen kracht, snelheid en begrip aanzienlijk toenemen.
De ideale wereld
Zoals hierboven aangegeven wordt bij Problem Solving meestal gedacht aan productieomgevingen, en is de production engineer de problem solver. Maar in werkelijkheid liggen de problemenoorzaken vaak al in de ontwerpfase of de pilotfase, en worden die daar niet gezien of niet erkend. De organisatie als geheel, en de mensen in juist die afdelingen, hebben baat bij Problem Solving training on the job. Voor mensen in de ontwerp- en pilotfase spitst de training zich toe op het leren herkennen van problemen die zich zullen gaan voordoen in productie. Het lijkt magie dat problemen in die vroege fases herkenbaar zijn nog voordat ze als harde failures meetbaar zijn, maar in feite is het verrassend simpel. Die technieken raken aan bekende concepten als Quality by Design (in de pharma), Design for SPC (bij ASML) en Design for Six Sigma (generiek). Het grootschalig invoeren van dergelijke concepten stuit in organisaties vaak op onbegrip en culturele barrières, want ze worden (wereldwijd) niet of nauwelijks onderwezen aan universiteiten en HBO opleidingen. Maar door kleinschalig kennis en ervaring ermee op te doen via Problem Solving training on the job, ontstaat een fundament van ervaring en logica bij de relevante specialisten. Daarmee kan de toegevoegde waarde zichzelf zichtbaar maken, en zal de organisatiecultuur de motivatie krijgen om langzaam mee te groeien.