Kostenreductie

U herkent het wellicht: we beleven weer tijden waarin veel bedrijven in de stand staan van besparen, mede door gestegen grondstof-, energie- en loonkosten. Een veel gekozen reactie is dan budgetreductie. Minder geld voor de fabriek, de afdeling, opleidingen, personeelsactiviteiten, en alles wat raakt aan externe kosten, totdat het externe tij keert. Aldus de “logische” boodschap van het hogere management, toch?

Maar is die boodschap wel zo logisch? Of onderschatten we daarmee de kracht van groepscreativiteit van de mensen lager in de organisatie, die échte waarde kan brengen? En hoe kun je zo’n groepscreativiteit ontketenen en toch vertrouwen hebben in een goede afloop om kosten te reduceren? Of eigenlijk: in een veel betere afloop dan elke vorm van budgetreductie ooit zou kunnen realiseren?

Kostenreductie vanuit groepscreativiteit

In een technische omgeving, en in een omgeving van processen binnen en tussen afdelingen, is waarde brengende groepscreativiteit alleen mogelijk met kennis van hoe het in de praktijk momenteel echt werkt. Het startpunt is daarom een diverse groep mensen, die samen de complete relevante werkelijkheid van het proces vertegenwoordigen, en die het werk zelf in de praktijk uitvoeren. Voor bijvoorbeeld een productieproces kunnen dat zijn enkele operators, shiftleads, engineers, QA/QC medewerkers en iemand van een eventuele afdeling Continuous Improvement. Omdat zij precies weten wat er in de praktijk gebeurt, vragen we hen bijvoorbeeld: “Waar verspillen we geld/resources?”. Geloof maar gerust dat er dan een forse hoeveelheid informatie naar boven komt. We vragen hen dat daarom niet zomaar, maar werken daarbij op een gestructureerde manier die ooit uitgewerkt werd door professor Kawakita Jiro, en bekend staat onder de naam KJ-methode.

De naam KJ-methode komt u misschien bekend voor, want die is nogal eens onderdeel van opleidingen Six Sigma GB/BB. Helaas wordt die dan vaak te beperkt behandeld, waardoor de kracht ervan onvoldoende duidelijk wordt. Want met de KJ-methode lukt het keer op keer op een wonderlijke manier, om een grote hoeveelheid ogenschijnlijk ongestructureerde informatie door een team te laten genereren én om te zetten tot de topprioriteit unaniem gedragen kernpunten die aandacht nodig gaan hebben. Zelfs door een team waarvan de mensen elkaar nauwelijks kennen. En dat binnen 1 à 2 uur.

In een tweede stap krijgt een team van mensen, grotendeels gekozen vanuit de KJ-groep, de vraag om zo’n topprioriteit uit te werken, in samenspraak met management, en de verbeteringen door te voeren. De werkwijze van dit gedeelte is afhankelijk van het onderwerp, en gebruikt elementen uit bijvoorbeeld Six Sigma (vaak DMAIC), Lean of QRM (Quick Response Manufacturing, waarbij de doorlooptijd van het proces centraal staat). Belangrijk daarbij is wel dat die werkwijze licht en helpend moet aanvoelen (niet zwaar of remmend), en betrouwbaar is vanuit goede data.

Dit proces van kostenreductie vanuit waarde brengende groepscreativiteit gebruikt de inhoudelijke kennis en ervaring van uw mensen en is daarom erg krachtig. Maar het vergt wel een goede manier van faciliteren, want anders ontaardt zoiets vrij snel in tijdrovende en frustrerende discussies en meningen.  Vanuit 20 jaar ervaring kan Quality Target hierin de faciliterende rol vervullen. Bovendien kan Quality Target het team coachen op inhoudelijke aspecten, zoals slimme manieren van data verzamelen of data-analyse, en andere aspecten van verbeterprojecten, zoals doelstelling, projectbewaking of goed gebruik maken sponsors. Ongeacht haar ervaringsniveau komt een team daarmee snel tot een goed resultaat.

Waarom werkt kostenreductie vanuit groepscreativiteit veel beter dan budgetreductie?

Het zijn de mensen die de organisatie maken. Zonder die mensen is ieder bedrijf niet meer dan een zinloze verzameling gebouwen en apparatuur. Het is dus zaak hen te enthousiasmeren. Het is steeds weer wonderlijk om te zien, hoe een diverse groep mensen zichzelf omvormt tot een gemotiveerd geheel, zodra ze de mogelijkheid krijgen om de processen waarin ze werken goed vorm te geven. In de KJ-methode snapt ieder individu in het team, dat het belangrijk is om te werken met unanieme of consensus beslissingen, waar mogelijk gebaseerd op data, en dat ook de hogere managementlagen daarin meegenomen moeten worden. Sterker nog, het zijn de hogere managementlagen die als sponsors het team de mogelijkheid geven om de door alle betrokkenen gedragen prioriteiten ook daadwerkelijk te realiseren, en het bewijs van verbetering te leveren.

Ik heb een fabriek meegemaakt waarin de mensen met veel stress en overwerk de productie uitvoerden, en waar ruim een jaar later, zonder nieuwe machines, veertig procent meer product geproduceerd werd, in time, zonder overwerk, de operators fluitend langs de lijn stonden én er tijd over was voor verdere verbeterprojecten. Dat reduceert alleen al de loonkosten met ruim 38% per kg product, nog los van de andere voordelen. Probeer dat maar eens voor elkaar te krijgen met budgetreductie.

Budgetreductie wordt vaak ingegeven vanuit aandeelhouders die, zonder verstand van zaken te hoeven hebben, gewoon kosten willen reduceren. Budgetreductie leidt echter tot minder opleidingen, minder adviezen, minder mensen, minder ruimte om problemen in de kern op te lossen, en daarmee tot een neerwaartse spiraal van demotivatie. Met creativiteit, en verstand van zaken van wat speelt in de uitvoering, zijn betere oplossingen voorhanden. Die bovendien leiden tot een opwaartse spiraal van motivatie, juist in tijden van krapte.

Doen?

Kijk eens om u heen in uw organisatie. Hoeveel plekken ziet u waar processen inefficiënt verlopen, en dat al tijden lang? Vraag dat vooral aan mensen die werken in de uitvoering. Die inefficiënties hebben kunnen ontstaan in tijden van overvloed. Ze worden misschien genegeerd, maar zijn geen geheim. Tijden van krapte zijn het moment waarop het belang van soepele processen, zonder verspilling, voor iedereen logisch zal aanvoelen.

Toch ook een woord van waarschuwing. Hogere managementlagen hebben als sponsors een noodzakelijke rol in deze werkwijze. Overweeg deze werkwijze daarom niet in organisaties waar de hogere managementlagen (nog) niet open staan voor creativiteit in plaats van, of in de vorm van een pilot naast, budgetreductie.

Benieuwd naar de mogelijkheden?